Konceptet för kunskapsöverföring utgör en del av Digispår-projektets kvalitets- och ledningssystem. Målet med konceptet är att göra insamlingen och dokumenteringen av kunskaperna systematisk, så att goda och utvecklingsbara rutiner alltid överförs från en projektfas till nästa.
Syftet med kunskapsöverföringen är att i respektive pågående projektfas identifiera aspekter av upphandling, tekniska lösningar, organisering, ledning och projektadministration som skulle kunna användas för att förbättra framgången för nästa projektfas, ur både ekonomiskt och genomförandemässigt perspektiv.
De tre viktigaste sakerna att beakta vid planeringen av implementeringsfasen är att de samlade kunskaperna ska beaktas vid planeringen av och förberedelserna för upphandlingarna, att kunskapsinsamlingen ska ingå i arbetsplanen för upphandlingar och projekt, och att nödvändiga resurser ska reserveras för analysering av de samlade kunskaperna.
”I stora och långvariga projekt med många människor från olika organisationer överförs inte bra rutiner av sig själva från en projektfas till en annan. Det är därför vi har skapat en process som säkerställer att både bra rutiner och sådana som kräver utveckling dokumenteras och överförs till rätt parter”, säger Saara Haapala, projektledare för Implementeringsfasens implementeringsplan (ToTo).
”Konceptet för kunskapsöverföring har utvecklats betydligt under den senaste höstperioden och börjar bli rutin. Målet med konceptet är tydligt: att skapa en fungerande modell som en etablerad del av den övriga normala projektvardagen. Genom hela projektet är kunskapsinsamling en kontinuerlig process. Därför är den också kulturellt betydelsefull för hela järnvägssektorn”, fortsätter kvalitetschefen Katri Häkki.
Kunskapsinsamling är en gemensam uppgift
Varje expert som arbetar i projektet har en mycket viktig roll i kunskapsinsamlingen, för att identifiera händelser som fungerar särskilt bra eller skulle kunna genomföras bättre i nästa projektfas.
Projektledarna ansvarar för att kunskapsöverföringen inte blir en fråga om valfrihet, utan en del av projektvardagen. De skapar en kultur där kontinuerligt lärande och utveckling är en del av ledarskapet. I detta sammanhang avses projektledarna för banavsnittet Tammerfors–Björneborg/Raumo (det första kommersiella banavsnittet, EKA) och ToTo, samt projektledarna för projekt som är specifika för banavsnitten.
Tillvägagångssättet för kunskapsingsamling i praktiken
I samband med EKA-projektet har metoderna för kunskapsinsamling utvecklats i riktning mot en systematisk verksamhetsmodell. Kunskaperna ska kunna ses i alla delar av projektet och på ett effektivt sätt överföras till efterföljande faser.
Kunskapsinsamlingen sker på tre olika sätt:
- Kontinuerlig insamling av kunskaper med hjälp av responsformulär.
- Intervjuer och workshoppar som kan integreras i befintliga möten eller organiseras separat.
- Objektivt och fokuserat, för att säkerställa att deltagarna granskar och godkänner sammanställningen.
I analysfasen identifieras effekterna av kunskaperna och deras betydelse för nästa genomförandeprojekt samt behovet av riskbedömning. I detta skede tas en stor del av kunskaperna i nyttoanvändning redan i Implementeringsfasens implementeringsplan.
Kunskapsarkiv stöder kontinuerlig utveckling
De kunskaper som har samlats in lagras i kunskapsarkivet, som är projektledningens verktyg vid planeringen av projektet och upphandlingarna. Arkivet kompletteras kontinuerligt och målet är att samla in kunskaper från alla projekthelheter i Digispår-projektets implementeringsfas.
Insamlingen av arkivets material påbörjades under 2024 och kompletteras i takt med att nytt material uppkommer.