Digirata-projektilla on strategisen tason ydinryhmä, projektiryhmä, jonka tavoitteena on varmistaa hankkeen laatu, tavoitteiden toteutuminen sekä turvallisuuden kokonaisvaltainen huomiointi. Tiivis projektiryhmä koostuu Väyläviraston, Finrail Oy:n, Liikenne- ja viestintäviraston eli Traficomin, HSL:n ja VR:n edustajista.
Työskentelyssä on panostettu yhdessä tekemiseen myös samoissa tiloissa tekemällä. Raotetaanpa hieman työtilojen ovea ja avataan muutamaa projektitermiä.
Big Room
Digiradalla on yhteinen työskentelytila eli Big Room Länsi-Pasilassa, jossa työskennellään maanantaisin ja perjantaisin. Vaikka nykyään työnteko onnistuu myös etänä, on Digiradassa nimenomaan haluttu panostaa sujuvaan tiedonkulkuun yhteisen fyysisen tilan avulla.
Projektissa on mukana eri osa-alueiden asiantuntijoita monista eri organisaatioista, joten toisilleen uusia tuttavuuksia onkin tullut paljon.
Alusta lähtien oli selvää, että työtä on tehtävä yhdessä ja avoimesti.
Tavoite on toteutunut hyvin ja siihen on varmasti vaikuttanut myös yhteinen työskentelytila.
Release Train ja sprintit
Projektin työskentelytapa perustuu välitavoitteiden perusteella muodostettuihin julkaisujuniin (Release Train) ja sprintteihin. Julkaisujunia on kaikkiaan neljä kappaletta ja jokaisen junan kesto on kahdeksan viikkoa. Niiden suunnittelu ja tavoitteiden asettaminen käydään läpi ennen työn käynnistämistä koko porukalla. Tämän lisäksi työt suunnitellaan tarkempiin kahden viikon sprintteihin.
Kunkin junan lopussa tehdään dokumentti eli julkaisu, johon on kooste kaikkien osaprojektien tulokset nähtäväksi myös niille, jotka eivät ole niin tiiviisti mukana. Näin saamme ohjausta ja palautetta työn kuluessa, tulosten raportoinnin ollessa jatkuvaa.
Sprint Review
Sprintin lopuksi pidetään Sprint Review, jossa esitetään projektiin osallistuville mitä eri osaprojekteissa saavutettiin ja opittiin. Samalla jaetaan kertyneitä tietoja. Katselmuksen jälkeen myös suunnitellaan seuraavan sprintin tehtävät siten, että työkuormaa on aikaan nähden realistisesti.
Projektipankki
Tiedonkulkua helpottamaan on käytössä projektipankki koko projektissa enemmän tai vähemmän mukana oleville. Näin selvitykseen liittyvä materiaali on kaikkien saatavilla yli osaprojektirajojen.
Last Planner
Yhteisessä tilassa on hyödynnetty huoneen seinäpinnat tehokkaasti. Projektin aikataulua hoidetaan koko seinän kokoisella taululla, Last Planner -menetelmällä. Alun perin 1990-luvulla menetelmän filosofiassa lähdettiin siitä, että vain noin puolet viikkosuunnitelman tehtävistä saadaan toteutettua.
Last Planneria käytettäessä kaikki osapuolet lupaavat omat realistiset aikataulusuoritteensa.
Backlog, esteloki ja vähän Deltaakin
Seinältä löytyvät myös selvitysprojektin tavoitteet, backlog-taulu, esteloki sekä Plus/Delta-arvioinnin asioita. Estelokin avulla lupausten saavuttamista estävät tekijät poistetaan jo ennen työvaiheiden alkua.
Backlog on eräänlainen tehtävälista strategisen suunnitelman edellyttämistä toimista. Plus/Delta-arviointi puolestaan on organisaation projektikyvykkyyden kehittämisen työkalu.
Lisäksi meneillään olevan julkaisujunan osaprojektikohtaiset tavoitteet ovat seinällä, jossa ylläpidetään myös riski- ja mahdollisuuksienhallinnan taulukkoa. Yksi seinistä on kuitenkin varattu neutraaleille akustiikkalevyille, jotta huoneessa on mukava työskennellä.
Viimeisenä, muttei vähäisimpänä: kuntoiluneukkari!
Jos yhteinen tila meinaa käydä ahtaaksi tai on tarve pitää erillinen kokous, on yleensä menty ”kuntoilu-neukkariin”. Siellä toimistotyöläisen päivän askeltavoitteet saa hoidettua työpäivän aikana!