Oppiensiirtokonsepti on osa Digirata-hankkeen laatu- ja johtamisjärjestelmää. Konseptin tavoitteena on tehdä oppien keräämisestä ja dokumentoinnista systemaattista, jolloin hyvät ja kehitettävät käytännöt siirtyvät aina hankevaiheesta toiseen.
Oppien siirron tavoitteena on tunnistaa kulloinkin käynnissä olevassa hankevaiheessa hankintaan, teknisiin ratkaisuihin, organisoitumiseen, johtamiseen ja projektinhallintaan liittyviä näkökulmia, joilla voitaisiin parantaa seuraavan hankevaiheen onnistumista sekä taloudellisesta että toteutuksen näkökulmasta.
Kolme tärkeintä huomiota toteutusvaiheen suunnitteluun ovat, että kerätyt opit tulee huomioida hankintojen suunnittelussa ja valmistelussa, oppien kerääminen tulee sisällyttää hankintoihin ja projektien työsuunnitelmaan, ja kertyneiden oppien analysointiin tulee varata tarvittavat resurssit.
“Suurissa ja pitkäkestoisissa hankkeissa, joissa on paljon ihmisiä mukana eri organisaatioista, hyvät käytännöt eivät siirry itsestään hankevaiheesta toiseen. Siksi olemme luoneet prosessin, joka varmistaa sekä hyvien että kehitystä vaativien käytäntöjen dokumentoinnin ja siirtymisen oikeille tahoille”, sanoo Toteutusvaiheen toteutussuunnitelma (ToTo) -projektin päällikkö Saara Haapala.
“Oppiensiirtokonsepti on kehittynyt merkittävästi viime syyskauden aikana ja alkaa rutinoitua. Konseptin tavoite on selkeä: luoda toimiva malli, joka on vakiintunut osa muuta normaalia hankearkea. Oppien keruu on jatkuva prosessi, joka kulkee läpi koko hankkeen. Siksi se on myös kulttuurillisesti merkittävä koko rautatiesektorille”, jatkaa laatupäällikkö Katri Häkki.
Oppien keruu on yhteinen tehtävä
Jokaisella hankkeessa työskentelevällä asiantuntijalla on oppien keräämisessä tärkeä rooli tunnistaa sellaisia tapahtumia, jotka toimivat erityisen hyvin tai voitaisiin tehdä paremmin seuraavassa hankevaiheessa.
Projektipäälliköt vastaavat siitä, että oppien siirto ei ole valinnainen asia vaan osa hankearkea. He luovat kulttuurin, jossa jatkuva oppiminen ja kehittäminen ovat osa johtamista. Tässä yhteydessä projektipäälliköllä tarkoitetaan Tampere-Pori/Rauma-rataosan (ensimmäinen kaupallinen rataosa, EKA) ja ToTon projektipäälliköitä sekä rataosakohtaisten projektien projektipäälliköitä.
Käytännön toimintamalli oppien keruuseen
Oppien keräämisen toimintatapoja on kehitetty EKA-projektin yhteydessä kohti systemaattista toimintamallia. Oppien tulee näkyä hankkeen kaikissa osissa ja siirtyä tehokkaasti seuraaviin vaiheisiin.
Kerääminen tapahtuu kolmella tavalla:
- Jatkuvalla oppien keräämisellä palautelomakkeen avulla.
- Haastatteluilla ja työpajoilla, jotka voidaan integroida olemassa oleviin kokouksiin tai järjestää erikseen.
- Tavoitteellisesti ja fokusoidusti, varmistaen että osallistujat katselmoivat ja hyväksyvät koosteen.
Analyysivaiheessa tunnistetaan oppien vaikutukset ja merkitys seuraavalle toteutusprojektille sekä tarve riskienarvioinnille. Tässä vaiheessa hanketta suuri osa opeista otetaan hyötykäyttöön jo Toteutusvaiheen toteutussuunnitelmassa.
Oppiarkisto tukee jatkuvaa kehittämistä
Kerätyt opit tallennetaan oppiarkistoon, joka on projektijohdon työkalu hankkeen ja hankintojen suunnittelussa. Arkisto täydentyy jatkuvasti, ja tavoitteena on koota oppeja kaikista Digiratahankkeen toteutusvaiheen projektikokonaisuuksista.
Arkiston materiaalin kerääminen on aloitettu vuoden 2024 aikana ja se täydentyy sitä mukaa kun uutta materiaalia syntyy.